Adressen aus Outlook in Word einfügen 3


Standardmässig ist das Einfügen von Adressen aus dem Outlook-Adressbuch suboptimal eingerichtet. Firmennamen werden nicht übernommen und es gibt unschöne Leerzeilen. Ev. fehlt auch das Land. So ist diese Funktion nicht brauchbar. Bevor wir das Adressformat anpassen, müssen wir dafür sorgen, dass das Adressbuch in Word überhaupt angezeigt wird.

Dann geht es so weiter:

Autotext-Eintrag erstellen

Öffne ein neues Word Dokument und füge den folgenden Code ein. Leerschläge beachten, das sind die Wortabstände. Auch die Grossschreibung ist ein Muss:

{<PR_COMPANY_NAME>

}{<PR_GIVEN_NAME> }{<pr_SURNAME>

}{<PR_STREET_ADDRESS>

}{<PR_POSTAL_CODE> }{<PR_LOCALITY>

}{<PR_COUNTRY>

}

  1. Markiere den Code und drücke Alt+F3. Der Code Alt+F3 entspricht dem Pfad Einfügen > Schnellbausteine > Autotext > Auswahl im AutoText-Katalog speichern.
  2. Ändere den Namen auf Adresslayout
  3. Wähle bei Katalog Schnellbausteine aus und klicke auf OK.
  4. Nun kannst Du eine neue leere Seite öffnen und eine Adresse einfügen. Passt oder?

Erklärung

Jeder Code muss in spitzen Klammern stehen

Die geschweiften Klammern verhindern eine Leerzeile, falls das Adressbuch für ein Feld keine Angaben enthält.

Weitere Codes

Du kannst die Feldnamen je nach Bedarf verwenden.

<PR_COMPANY_NAME> Firma
<PR_DEPARTMENT_NAME> Abteilung
<PR_OFFICE_LOCATION> Büro
<PR_DISPLAY_NAME> Name, inkl. Namenszusatz
(entspricht der Anzeige des Namens in Outlook)
<PR_DISPLAY_NAME_PREFIX> Anrede
<PR_TITLE> Position
<PR_GIVEN_NAME> Vorname
<PR_SURNAME> Nachname
<PR_STREET_ADDRESS> Straßenname und Nummer
<PR_POSTAL_CODE> Postleitzahl
<PR_LOCALITY> Ort
<PR_STATE_OR_PROVINCE> Bundesland/Region
<PR_COUNTRY> Land
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3 Gedanken zu “Adressen aus Outlook in Word einfügen

  • Viola

    Hallo,

    den Code habe ich eingefügt, funktioniert allerdings nur so lange, bis ich Word beendet habe und dann neu starte. Dann wird beim Adresseinfügen generell der Firmenname aus dem Adressbuch nicht angezeigt. Beim Word-Beenden werde ich nach Änderungen „Building Blooks“ gefragt ja/nein – habe bereits beide Varianten versucht, klappt aber jedes mal nicht. Was mache ich falsch?

  • matz

    Sobald die Adressfelder im Vorlagendokument (z.B. „Standardbrief) definiert sind empfielt es sich dieses Dokument als Vorlage zu speichern. So kann es bei Bedarf wieder aufgerufen werden und die vorher definierten Steuerfelder bleiben erhalten. Die Vorlagen liegen unter: „C:\Users\*dein Profil*\AppData\Roaming\Microsoft\Templates“.

  • lu.beck

    Hallo,
    ich habe sicherlich über eine Stunde im Netz gesucht, bis ich „“ für die Position gefunden habe. Die Grundidee habe ich bei YouTube von Andreas Thehos bekommen. Er gibt nur an, dass man die Feldnamen ja im Netz findet. Das hat sich jedoch als ziemlich aufwändig herausgestellt.
    Und dann habe ich auch gleich noch den Tipp mit der geschweiften Klammer mitbekommen. Das wäre nämlich gleich mein nächstes Problem geworden, da das auf YouTube auch nicht erklärt worden ist.
    Vielen Dank für diesen Super Tipp!